L’entretien préalable au licenciement est une étape essentielle de la procédure. Il permet au salarié de s’expliquer avant toute décision définitive de l’employeur. Mais il arrive qu’un arrêt maladie, une hospitalisation ou un empêchement majeur rende cette présence impossible. Quels sont les droits du salarié dans cette situation ? L’absence entraîne-t-elle automatiquement le licenciement ? Quelles démarches entreprendre pour protéger ses intérêts ? Cet article fait le point sur les solutions concrètes à disposition.
Rappel : l’entretien préalable dans la procédure de licenciement
Avant de notifier un licenciement, l’employeur est tenu de respecter une procédure de licenciement strictement encadrée par le Code du travail. L’une des étapes incontournables est la convocation à un entretien préalable au licenciement.
Cet entretien a une double finalité. D’une part, l’employeur expose les motifs qui le conduisent à envisager le licenciement. D’autre part, le salarié dispose d’un droit de défense : il peut s’expliquer, apporter des éléments de contexte et présenter ses observations.
L’employeur qui envisage de licencier un salarié doit, avant toute décision, convoquer l’intéressé à un entretien préalable. La convocation est effectuée par lettre recommandée ou par remise en main propre contre décharge.
La convocation doit mentionner l’objet de l’entretien, la date, l’heure et le lieu. Elle doit aussi indiquer la possibilité pour le salarié de se faire assister. Un délai minimum de cinq jours ouvrables doit séparer la réception de la convocation et la date de l’entretien.
La présence du salarié à l’entretien est-elle obligatoire ?
C’est un point fondamental que beaucoup de salariés ignorent : la présence à l’entretien préalable est facultative. La convocation est obligatoire, mais le salarié n’est pas tenu de s’y rendre.
L’absence du salarié lors de l’entretien préalable ne constitue ni une faute, ni un motif de licenciement supplémentaire. L’employeur peut poursuivre la procédure normalement après l’entretien, même si le salarié ne s’est pas présenté.
En revanche, ne pas se présenter, c’est renoncer à une occasion de se défendre. Le salarié perd la possibilité d’exposer sa version des faits, de nuancer les reproches ou de présenter des circonstances atténuantes. Cela peut avoir un impact concret sur la décision finale de l’employeur.
Conséquences concrètes d’une absence non anticipée
Si le salarié ne se présente pas et n’a pas prévenu l’employeur, la procédure suit son cours. L’employeur peut notifier le licenciement dans les délais légaux, sans que l’absence puisse être invoquée comme un vice de procédure.
En cas de contestation ultérieure devant les prud’hommes, l’absence du salarié ne joue pas en sa faveur. Les juges considèrent que la possibilité de s’expliquer a bien été offerte.
Un salarié convoqué à un entretien préalable pour faute grave est en arrêt maladie suite à une opération du genou. Il ne prévient pas son employeur. L’entretien se tient sans lui. Cinq jours plus tard, il reçoit sa lettre de licenciement. La procédure est régulière, car la convocation avait bien été reçue et le délai de cinq jours respecté. Le salarié a perdu l’occasion de faire valoir ses arguments.
Quelles solutions en cas d’impossibilité de se rendre à l’entretien ?
Plusieurs options s’offrent au salarié qui se trouve dans l’impossibilité de se présenter à la date prévue. Il est essentiel d’agir rapidement pour préserver ses droits.
Demander le report de l’entretien préalable
Le salarié peut adresser à l’employeur une demande écrite de report de la date de l’entretien. Cette demande doit être motivée : arrêt de travail, hospitalisation, situation familiale grave, etc.
L’employeur n’a aucune obligation légale d’accepter la demande de report. Il s’agit d’une faculté. Toutefois, un refus de report alors que le salarié justifie d’un motif légitime (hospitalisation, par exemple) peut être considéré par les juges comme un manquement à la loyauté dans la procédure. Il est donc recommandé de formuler la demande par écrit, en recommandé avec accusé de réception, pour conserver une preuve.
Un modèle de lettre de demande de report d’entretien préalable est disponible sur le site. Un modèle complet est également proposé en fin de page.
Se faire assister ou représenter
Le salarié a le droit de se faire accompagner lors de l’entretien préalable par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise, ou par un conseiller extérieur inscrit sur une liste officielle (en l’absence de représentants du personnel).
Si le salarié ne peut pas se déplacer, il peut mandater une personne pour assister à l’entretien en son nom. Ce représentant pourra écouter les motifs invoqués par l’employeur et transmettre les observations du salarié.
Dans les entreprises dépourvues de représentants du personnel, le salarié peut se faire assister par un conseiller inscrit sur la liste départementale. Cette liste est consultable en préfecture ou en mairie. Le conseiller du salarié a un rôle d’écoute et de témoin, ce qui peut s’avérer déterminant en cas de contentieux ultérieur.
Envoyer des observations écrites
Si le report est refusé et qu’aucun représentant n’est disponible, le salarié peut transmettre ses observations par courrier. Ce document, envoyé avant la date de l’entretien, permet de consigner ses explications. Il ne remplace pas l’échange oral, mais il constitue un élément de preuve en cas de contestation du licenciement.
Situations fréquentes d’empêchement
Entretien de licenciement et arrêt de travail
Un salarié en arrêt de travail peut tout à fait être convoqué à un entretien préalable. L’arrêt maladie ne suspend pas la procédure de licenciement (sauf cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle protégé par des dispositions spécifiques).
Le salarié en arrêt peut se déplacer si son état le permet, à condition de respecter les horaires de sortie autorisés. Si son état de santé l’en empêche, la demande de report est la démarche la plus appropriée, avec un certificat médical à l’appui.
Une salariée en arrêt pour dépression est convoquée à un entretien préalable. Elle envoie immédiatement une lettre recommandée demandant le report, accompagnée d’un certificat médical attestant de son impossibilité de se déplacer. L’employeur accepte et fixe une nouvelle date trois semaines plus tard. La salariée peut alors se présenter accompagnée d’un représentant du personnel et présenter ses arguments.
Hospitalisation ou intervention chirurgicale
En cas d’hospitalisation, le salarié est dans l’impossibilité physique de se rendre à l’entretien. Un bulletin d’hospitalisation ou un certificat médical constitue un justificatif solide pour la demande de report.
Éloignement géographique ou contrainte personnelle grave
Un déménagement, un décès familial ou une situation d’urgence personnelle peuvent également justifier une demande de report. L’essentiel est de fournir un justificatif et de formuler la demande le plus tôt possible.
Que faire si l’employeur refuse le report ?
En cas de refus, le salarié dispose de plusieurs leviers pour protéger ses droits.
En premier lieu, il est possible de se faire représenter à l’entretien, comme indiqué plus haut. Si cela n’est pas possible, l’envoi d’observations écrites reste une option.
Par la suite, si le licenciement est notifié, le salarié peut le contester devant le conseil de prud’hommes. Le refus de report pourra être invoqué comme un élément démontrant le manque de loyauté de l’employeur dans la conduite de la procédure, notamment si le motif d’empêchement était sérieux et documenté.
- Envoyer une demande de report en recommandé avec accusé de réception dès que possible
- Joindre un justificatif (certificat médical, bulletin d’hospitalisation, etc.)
- Proposer plusieurs dates de remplacement
- Si le report est refusé : mandater un représentant ou envoyer des observations écrites
- Conserver une copie de tous les courriers échangés
- Consulter un avocat spécialisé en droit du travail pour évaluer les recours possibles
Modèle de lettre de demande de report de l’entretien préalable
Voici un modèle de courrier que le salarié peut adapter à sa situation. Il est recommandé de l’envoyer par lettre recommandée avec accusé de réception.
NOM Prénom du salarié
Adresse
Code postal – Ville
À l’attention de [Nom du directeur / responsable RH]
[Nom de l’entreprise]
[Adresse de l’entreprise]
Fait à [Ville], le [Date]
Objet : Demande de report de l’entretien préalable au licenciement
Madame, Monsieur,
Par lettre recommandée avec accusé de réception en date du [date de réception], j’ai été convoqué(e) à un entretien préalable fixé au [date de l’entretien], dans le cadre d’une procédure disciplinaire engagée à mon encontre.
Je suis au regret de ne pouvoir me présenter à cette date en raison de [préciser le motif : arrêt de travail, hospitalisation, contrainte personnelle grave…]. Je joins à ce courrier le justificatif correspondant.
Je suis pleinement conscient(e) de l’importance de cet entretien et souhaite exercer mon droit de m’expliquer. C’est pourquoi je sollicite le report de l’entretien à une date ultérieure. Je suis disponible aux dates suivantes :
- [Date 1]
- [Date 2]
- [Date 3]
Je reste ouvert(e) à toute autre proposition de votre part. Je m’engage à me présenter à la date convenue, accompagné(e) le cas échéant d’un représentant du personnel conformément aux dispositions légales.
Dans l’attente de votre réponse, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
[Nom et Prénom du salarié]
Signature
L’association AVF met en relation les salariés confrontés à un licenciement avec des avocats spécialisés en droit du travail. Que l’entretien ait déjà eu lieu ou non, il est possible de faire examiner la régularité de la procédure et d’évaluer les chances de contestation.
Questions fréquentes
Questions fréquentes
Le salarié peut-il être licencié s'il ne se rend pas à l'entretien préalable ?
Oui. L’absence du salarié n’empêche pas l’employeur de poursuivre la procédure et de notifier le licenciement. La convocation est obligatoire, mais la présence du salarié est facultative. L’employeur n’a pas à reconvoquer le salarié absent.
L'employeur est-il obligé d'accepter un report d'entretien ?
Non. Le report est une faculté, pas une obligation légale. Toutefois, un refus de report face à un motif légitime et documenté (hospitalisation, arrêt maladie) peut être considéré comme déloyal par les juges en cas de contentieux.
Peut-on envoyer quelqu'un à sa place à l'entretien préalable ?
Le salarié peut se faire assister par un membre du personnel ou un conseiller extérieur inscrit sur la liste départementale. Cette personne peut être présente même si le salarié n’est pas là, à condition d’avoir été mandatée.
Un arrêt maladie empêche-t-il la convocation à un entretien préalable ?
Non. Un salarié en arrêt maladie peut être convoqué à un entretien préalable. L’arrêt de travail ne suspend pas la procédure de licenciement, sauf dans les cas d’accident du travail ou maladie professionnelle bénéficiant de protections spécifiques.
Comment contester un licenciement après une absence à l'entretien ?
Le salarié peut saisir le conseil de prud’hommes pour contester le licenciement, même s’il était absent à l’entretien. L’absence n’empêche pas de remettre en cause le motif du licenciement ou la régularité de la procédure. L’accompagnement par un avocat en droit du travail est fortement recommandé.
Témoignages
— Nathalie, 47 ans, aide-soignanteJ’ai été convoquée à un entretien préalable alors que j’étais hospitalisée pour une hernie discale. J’ai paniqué, je pensais que c’était foutu. Mon mari a appelé avf.fr et ils m’ont orientée vers un avocat en droit du travail. L’avocat a rédigé la demande de report en 24h, l’employeur a accepté de décaler de 3 semaines. J’ai pu me présenter à l’entretien et finalement ça s’est terminé par un simple avertissement.
— Karim, 34 ans, technicien de maintenanceMon employeur m’a convoqué pour un entretien de licenciement pour faute grave. Problème j’étais en déplacement familial à l’étranger suite au décès de mon père. J’ai envoyé un courrier recommandé pour demander le report mais la DRH a refusé. L’avocat m’a dit que ce refus pourrait jouer en ma faveur aux prud’hommes. Au final le licenciement a été requalifié en licenciement sans cause réelle et sérieuse et j’ai obtenu 8 mois de salaire d’indemnité.
— Sophie, 52 ans, secrétaire comptableMoi je savais même pas qu’on pouvait demander un report… j’ai pas osé et j’y suis pas allée. Résultat ils m’ont licenciée pour faute grave sans que j’ai pu m’expliquer. C’est en cherchant sur internet après que j’ai trouvé les infos sur la contestation. Si c’était à refaire je demanderais le report direct ou j’enverrais au moins un courrier avec mes explications.
